Что такое электронный кадровый документооборот
Электронный кадровый документооборот (ЭКД) – это система обработки и обмена документами в электронном формате, исключающая необходимость использования бумажных копий. ЭКД обеспечивает эффективное управление кадровыми процессами и зарплатой, а также позволяет легко соблюдать все необходимые сроки и снижать временные затраты.
Для реализации электронного кадрового документооборота предприятия могут выбирать из нескольких технических решений:
- Государственный портал "Работа России".
- Информационная система поставщика услуг электронного документооборота (ЭДО).
- Программное обеспечение, такое как "1С:Зарплата и управление персоналом"
С помощью ЭКД можно оформлять следующие документы:
- Трудовые договоры.
- Приказы на отпуск.
- Распоряжения о командировке.
- Уведомления и другие документы.
Есть, однако, некоторые исключения, которые по-прежнему оформляются на бумаге, такие как трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении и подтверждения прохождения инструктажей по охране труда.
Электронный кадровый документооборот предоставляет ряд преимуществ для предприятий:
- Простота использования, что позволяет сократить затраты на отдел кадров.
- Оперативность – снижение временных затрат на обработку документов.
- Прозрачность и соблюдение сроков.
- Безопасность – исключение риска утери архивных данных.
Для внедрения ЭКД в бизнесе следует выполнить следующие шаги:
- Определить подходящую систему и заключить соглашение на ее использование.
- Уведомить сотрудников и предоставить каждому необходимую электронную подпись.
- Зафиксировать новые правила в локальных актах.
- Разработать план внедрения системы с установленными датами.
Для подписания документов в ЭКД участникам необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). Существуют два типа ЭЦП: усиленная квалифицированная и неквалифицированная. Они применяются в зависимости от типа документов, таких как трудовые договоры, соглашения о материальной ответственности, заявления на увольнение, уведомления об изменении условий труда.
Электронный кадровый документооборот позволяет предприятиям оптимизировать управление кадровыми процессами, сэкономить время и ресурсы, обеспечивая при этом высокую степень безопасности и прозрачности. Переход на ЭКД требует оформления нескольких важных документов и уведомления сотрудников, но в результате это позволяет сделать управление персоналом более эффективным и современным.
