Автоматизация документооборота

Сейчас динамичность бизнес-среды достаточно высока, в следствии чего она требует быстрого реагирования на любые запросы, как внешние, так и внутренние. И компании сталкиваются с необходимостью автоматизации внутреннего документооборота для того, чтобы повысить эффективность своей работы.

Некоторые руководители предприятий сталкиваются с недостаточно организованным бизнес-процессами, вследствие чего происходит следующее:

• Утеря документов;
• Согласование и подготовка документов занимает достаточно много времени;
• Обращения клиентов, в том числе и важные, в организации остаются без внимания;
• Не контролируется исполнение служебных записок и поручений;

Да и кроме того, сотрудникам предприятия все сложнее становится управлять большим количеством документов, так же следить за актуальностью шаблонов договоров и фирменных бланков.

Предпосылками автоматизации документооборота, как правило, являются задачи, от решения которых зависит дальнейшая работа с клиентом: качественная подготовка документов, быстрое согласование договоров, реагирование на письма и претензии контрагентов в положенное время без задержек, а также грамотное и быстрое принятие тех или иных решений.

Программные продукты, на базе которых специалисты ООО «СТРОЙИНФОРМСИСТЕМ» предлагают автоматизировать систему документооборота:

• 1С:Документооборот 8 ПРОФ
• 1С:Документооборот 8 КОРП
• 1С:Документооборот государственного учреждения 8

Программный продукт «1С:Документооборот 8» является хорошим инструментом для автоматизации различные процессов. В нее заложена проверенная методика организации документационного обеспечения предприятия. И с ее помощью можно автоматизировать следующие процессы:

• Согласование и подготовка договоров;
• Подготовка, согласование и отправка исходящих документов;
• Учет, рассмотрение и исполнение входящих документов;
• Подготовка проектной документации и контроль исполнения задач;
• Весь цикл работы с организационно-распорядительными документами;
• Ведение мероприятий: подготовка программы, составление и исполнения протокола, приглашение участников;
• Контроль исполнительской дисциплины;
• Обработка и учет обращений граждан, а также работа с претензиями;
• Работа с внутренними документами, так как заявки, служебные записки, регламенты и другие;
• Организация электронного архива документов.

Практикуются два подхода к автоматизации документооборота:

• Типовой запуск;
• Проектное внедрение.

Первый подход, типовой запуск, позволяет внедрять программный продукт «1С:Документооборот 8» поэтапно, но при этом быстро получать результаты и постепенно автоматизировать все процессы, начиная с более важных. Он подходит средним и небольшим компаниям, где бизнес-процессы легко автоматизируются с помощью типового функционала или же могут быть изменены с учетом лучших практик, уже реализованных в системе.

Проектное внедрение же необходимо в тех случаях, когда типовой функционал не удовлетворяет все потребности Заказчика и требуют доработки. Он подходит крупным и средним предприятиям, у которых сложная организационная структура.